如何用差旅管家管理出差行程

经常出差的人应该都有这种感觉，行程一多就乱套。机票时间、酒店地址、客户约见点全散在短信、微信和邮箱里，临出发前翻半天。我之前也是这么过来的，后来被同事安利了差旅管家，用了一段时间发现确实省心不少。今天就把我自己用差旅管家管理出差行程管理的整套流程写出来，都是实打实的操作，不整虚的。

先把行程录进去，别嫌麻烦

很多人用不好这类工具，第一步就卡住了，觉得录入费事。我一开始也这么想，后来发现差旅管家录入其实挺快。打开app新建行程，把出发地、目的地、起止时间填上，航班号或者车次能填就填。它支持直接粘贴订票短信，系统会自动识别时间和地点，这点比我手动敲强多了。

我一般习惯是订完票立刻录，别攒着。攒着的结果就是忘，到时候又得翻记录。录完一趟行程，后面差旅管家会按时间轴给你排好，哪天走、哪天回、中间有没有空档，一眼能看清楚。对于一个月跑三四趟的人来说，这个时间轴视图真的救命。

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酒店和市内交通也一起塞进去

光有机票行程还不够，出差最烦的是到了地方找酒店、找客户公司。我现在会把酒店订单也录进差旅管家，地址、入住时间、退房时间都写上。它有个好处是能把同一天的航班和酒店关联起来，到时候点开当天行程，从机场到酒店怎么走心里有数。

市内交通我一般备注在地点里，比如客户公司在哪栋楼、地铁几号线哪个口出。别小看这些细节，真到陌生城市，出差行程管理做得细一点，能少走不少冤枉路。我吃过亏，有次没记清楚，绕着园区转了二十分钟。

提醒功能一定要开，别跟自己记性较劲

差旅管家的提醒我是全开的。出发前一天提醒、出发前两小时提醒、酒店入住前提醒，能开的都开。有人说这不是打扰吗，我觉得还好，总比误机强。尤其是早班机，脑子还没醒，提醒一响就知道该出门了。

另外它还能提醒你值机。我一般看到提醒就顺手把登机牌办了，到机场直接安检，省得排队。这个功能用顺了之后，我基本没再出现过到了机场才想起来没值机的情况。

报销的时候你就知道有多香

出差回来最头疼的是贴票报销。以前我都是把票攒一堆，对着行程单一张张对。现在用差旅管家，行程里直接能看到这趟花了多少、哪些票还没报。它能把行程和费用关联起来，导出记录也方便，财务要明细直接给。

我现在的习惯是出差途中就把发票拍照传上去，别等回来再整理。回来之后对着差旅管家里的行程一条条核对，十分钟搞定以前一小时的活。说实话，出差行程管理做得好，报销这块能省下不少扯皮时间。

几个我踩过的坑，你避一下

第一，别把个人行程和出差行程混在一个账号里，容易乱。第二，行程变更了记得及时改，有次我航班改签没更新，提醒还是老时间，差点误事。第三，多人同行的话，差旅管家可以共享行程，但提前跟同事说好谁负责录，不然重复录也乱。

总的来说，差旅管家不是什么高大上的东西，就是个帮你把出差行程管理捋顺的工具。关键在坚持用，录习惯了就离不开了。如果你也经常出差，不妨试试这么管，比我以前那种散养式强太多。